Elektronische Rechnungen
Ab 2013 sind elektronische Rechnungen den Rechnungen in Papierform gleichgestellt. Unverändert bedarf die Ausstellung einer elektronischen Rechnung der Zustimmung des Empfängers. Grundsätzlich versteht man unter einer elektronischen Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Es kommen alle Dateiformate in Betracht. Auch eingescannte Papierrechnungen und Faxrechnungen fallen unter den Begriff. Da die Rechnungen nach der Übermittlung nicht mehr verändert werden dürfen, bieten sich in der Praxis als Dateiformat allerdings nur WORM Formate, im Wesentlichen pdf an.
Die elektronische Rechnung muss alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale enthalten, die auch eine Papierrechnung aufweisen muss. Zusätzliche Erfordernisse sind die Echtheit der Herkunft (Sicherheit und Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr geändert werden) und die Lesbarkeit.
Diesen Kriterien wird Rechnung getragen durch die
1. Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens und wie bisher das
2. Versehen der Rechnung mit einer elektronischen Signatur oder
3. durch Übermittlung der Rechnungen im EDI Verfahren oder über das Übernehmensserviceportal bzw PEPPOL
Das innerbetriebliche Steuerungsverfahrens ist ein Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen soll. Folgende Fragen sind zu stellen:
- Wurde die Leistung in der bestellten Qualität und Quantität erbracht?
- Hat der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch?
- Ist die Kontoverbindung korrekt?
In den meisten Unternehmer wird dieser Abgleich ohnehin durchgeführt, im Regelfall manuell.
Das angewendete Verfahren ist entsprechend zu dokumentieren (zB durch einen innerbetrieblichen Aktenvermerk), wir empfehlen zusätzlich noch einen entsprechenden Vermerk auf den jeweiligen Rechnungen.
Ein Beispiel zur Dokumentation eines Prüfpfades finden Sie in den Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1564g. Elektronische Rechnungen können sowohl elektronisch als auch in Papierform aufbewahrt werden.
Siehe auch
Einnahmen/Ausgaben Rechner
Austellungen von Rechnungen
Außenprüfung (Betriebsprüfung)