Nicht neu, aber doch nun wieder ein Thema, ist die Sozialversicherungspflicht für Gewinnausschüttungen bei wesentlich beteiligten Gesellschafter Geschäftsführern.

Gewinnausschüttungen an geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH, die zu mehr als 25 % beteiligt sind, unterliegen zusätzlich zu ausbezahlten Geschäftsführerbezügen der Sozialversicherungspflicht.

Was bisher von den Sozialversicherungsanstalten (mit Ausnahme eines Feldversuches im Burgenland) nicht exekutiert wurde, wird nunmehr zumindest von der SVA Oberösterreich durchgeführt.

Werden Gewinnausschüttungen auf Aufforderung der SVA nicht gemeldet, erfolgt automatisch eine Festsetzung auf die Höchstbemessungsgrundlage.

ZU BEACHTEN: Werden Gewinnausschüttungen nicht jährlich vorgenommen, sondern nur in einem bestimmten Jahr, dann ist, sofern es sich dabei nicht um verdeckte Geschäftsführerbezüge handelt, die Sozialversicherungspflicht nur für dieses eine Jahr gegeben. Ist der tatsächliche Geschäftsführerbezug nicht unangemessen niedrig und/oder fällt die Entscheidungsbefugnis über die Höhe bzw allfällige Ausschüttungen, nicht dem geschäftsführenden Gesellschafter alleinig zu, wird es sich wohl nicht um einen verdeckten Geschäftsführerbezug handeln.

TIPP: Da eine SV-Pflicht von Gewinnausschüttungen nur bei kammerzugehörigen GmbH´s (Gewerbeschein) gegeben ist, unterliegen Ausschüttungen aus reinen vermögensverwaltenden GmbH´s (Holdings) nicht der SV-Pflicht. Diese Konstruktion kann durch Einbringung des Kapitalanteils an der ursprünglichen GmbH in eine neu gegründete VermögensverwaltungsgmbH (auch Gründungsprivilegierung möglich) einfach erreicht werden. 

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen beträgt grundsätzlich 7 Jahre.

Ab 2015 müssen daher Unterlagen der Jahre 2008 bis 2014 zur Verfügung stehen.

Durch die Neuregelung der Immobilienbesteuerung verlängert sich die Aufbewahrungsfrist für Grundstücksangelegenheiten allerdings auf 22 Jahre.

Weiteres sind alle Unterlagen bei offenen Verfahren bis zum Abschluss derselben aufzubewahren.

Auch sollten Sie sich nicht von Unterlagen trennen, die vielleicht in späteren Jahren für die Beweisführung von Bedeutung sein könnten (Erbschaft, Scheidung etc).

ZU BEACHTEN: Zu den Geschäftspapieren und damit aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen auch Auftragsschreiben, Lieferscheine und Leistungsbeschreibungen. Zudem sind alle Grundaufzeichnungen (Paragons, Kassenberichte, Strichlisten etc) aufzuheben. 

TIPP: Eine Alternative zur Aufbewahrung in Papierform ist eine elektronische Archivierung. Da nun die Vorschriften für die elektronische Übermittlung von Rechnungen erleichtert wurden, bietet sich die elektronische Archivierung geradezu an. Wesentlich dabei ist die Unveränderbarkeit der Rechnungen, es sind daher einige Kriterien zu beachten.

Grundsätzlich fallen Geschenke an Kunden unter die sog Repräsentationsaufwendungen und sind damit steuerlich nicht abzugsfähig.

Nicht abzugsfähig sind daher auch übliche Geschenke, insbesondere auch zu Weihnachten wie zB Blumen, Bonbonieren, Bücher, Geschenkkörbe.

Ausnahmen gibt es für Geschenke, bei denen der Werbeeffekt im Vordergrund steht.

Darunter fallen beispielsweise Geschenkboxen mit Firmenlogo, Weinflaschen mit Firmenetikett oder auch andere mit Logo versehene Geschenke (Kugelschreiber, USB-Sticks etc).

TIPP: Kundenveranstaltungen im Rahmen Ihres Marketingplanes können steuerlich geltend gemacht werden, nicht jedoch, wenn sie im Haushalt des Steuerpflichtigen stattfinden oder etwa anlässlich eines Geburtstages.

TIPP: Wenn Sie Kunden beschenken, empfehlen wir eine entsprechende Dokumentation, dh beispielsweise ein Foto der Firmen-Etiketten und auch eine Liste der Empfänger.

TIPP: Eine gute Alternative zu Kundengeschenken sind Spenden an begünstigte Organisationen. Diese sind bis zu 10 % des laufenden Gewinnes steuerlich absetzbar (siehe auch Kästchen Nr. 12). Informieren Sie die Kunden mit einem entsprechenden Hinweis (zB in einer Aussendung oder auf der website).

ZU BEACHTEN: Teure Geschenke an Kunden wie zB Reisen haben Entgeltcharakter und sind damit grundsätzlich absetzbar, führen jedoch beim Empfänger zu einer Steuerpflicht.